1.1 Preparación del proceso y herramientas para la implementación del proceso

SEGEPLAN y las demás instituciones responsables coordinan para establecer y validar los pasos, roles y atribuciones para implementación del RGM. Es vital mencionar que cada institución responsable debe de validar a nivel político la ruta a seguir, roles y compromisos y confirmar el enlace institucional que estará a cargo del seguimiento conforme a sus competencias institucionales. Cada enlace institucional estará a cargo de coordinar y revisar detalladamente los insumos relacionados de su institución en todo el proceso.

Durante esta actvidad, es importante revisar las fichas de los indicadores para determinar el alcance de la medición, y en función de esto actualizar las herramientas de recolección de información y preparar la plataforma informática y su módulo de recolección de información procurando que esta sea amigable a los usuarios municipales e instituciones que serán capacitados para su uso. Asimismo, el personal de las instituciones responsables de cada indicador prepara los procesos de capacitación dirigido a los funcionarios municipales que participarán en proveer la información.

1.2 Socialización y capacitación a las municipalidades

Durante esta actividad, se notifica oficialmente a las municipalidades sobre el inicio del proceso del RGM para que preparen su información y medios de verificación que ingresarán en la plataforma para la recolección de información. Posteriormente, las mismas, son notificadas con respecto a fechas de ingreso de la información, habilitación de usuarios y talleres de capacitación a personal técnico municipal para la implementación del proceso. Estas capacitaciones son realizadas a las 340 municipalidades por parte de las instituciones responsables de tal manera que todas cuenten con capacidades técnicas y las herramientas para realizar el ejercicio.

Durante esta actvidad, es importante revisar las fichas de los indicadores para determinar el alcance de la medición, y en función de esto actualizar las herramientas de recolección de información y preparar la plataforma informática y su módulo de recolección de información procurando que esta sea amigable a los usuarios municipales e instituciones que serán capacitados para su uso. Asimismo, el personal de las instituciones responsables de cada indicador prepara los procesos de capacitación dirigido a los funcionarios municipales que participarán en proveer la información.

Es indispensable que todos los resultados de esta fase estén alcanzados, para pasar a la Fase 2.

2.1 Recolección de datos

Luego de que las municipalidades fueron notificadas, se abre la plataforma informática y su módulo de recolección de información, por parte de las instituciones responsables. Esto permite a las municipalidades ingresar las respuestas de las preguntas vinculadas a cada indicador, así como los medios de verificación que las respaldan. Las subactividades se realizan con el acompañamiento de las instituciones responsables de cada indicador, para la asesoría y resolución de dudas, de tal manera que las municipalidades puedan completar sus respuestas en el tiempo programado.

Al finalizar el período previsto para esta actividad, SEGEPLAN procede a cerrar dicha plataforma a la cual tendrán únicamente acceso los revisores técnicos de las instituciones. Luego de cerrada la plataforma, inicia la segunda actividad.

2.2 Verificación, control de calidad y cálculo de resultados

Durante esta actividad las instituciones responsables proceden a revisar la información registrada en el módulo de recolección de información y la contrasta con los medios de verificación. Posteriormente, si existe alguna inconsistencia notifican a las municipalidades, y SEGEPLAN procede a la reapertura del módulo para la recolección de información. Esto permite a las municipalidades corregirlas, y son de nuevo revisadas y aprobadas. En este mismo período y con base en la revisión preliminar, los representantes de las instituciones responsables realizan visitas de campo a los municipios para corroborar presencialmente la información, los medios de verificación y la infraestructura, servicios, documentos o instalaciones que sean necesarias y dar la asesoría que corresponda.

Para concluir, las instituciones responsables realizan, según su responsabilidad, el cálculo con apoyo del módulo para el cálculo de información para su posterior aprobación. Asimismo, durante el análisis de datos se identifica a las municipalidades con puntaje alto en cada índice para la recolección de buenas prácticas municipales.

3.1 Sistematización de resultados

Durante esta actividad cada equipo técnico de las instituciones responsables sistematiza los resultados correspondientes, basado en el cálculo y análisis realizado previamente, según la responsabilidad que cada institución tiene con relación a los indicadores del RGM. Para la elaboración del informe del (los) indicador (es) que corresponda a cada institución se deben de seguir lineamientos de redacción y estructura ya que posteriormente, los mismos son enviados a SEGEPLAN para que se realice la integración del contenido del documento final. En caso de alguna consulta con respecto a los informes, SEGEPLAN podrá abocarse a los técnicos encargados de cada institución.

El informe final es remitido por SEGEPLAN a las instituciones responsables para la revisión y aprobación del contenido. Una vez aprobado, SEGEPLAN coordina la diagramación y edición del documento para su socialización con municipalidades.

3.2 Presentación de resultados

Para esta actividad, SEGEPLAN en conjunto con las instituciones responsables organizan y llevan a cabo el evento oficial para la presentación pública de resultados. En este evento los invitados priorizados son los alcaldes, concejo municipal y su equipo técnico, se hace extensiva también para otros actores como la cooperación internacional, sector privado, academia, medios de comunicación y otros aliados. Previo al evento, cada institución responsable carga los resultados en la Plataforma informática en el módulo para la visualización de datos la cual se encuentra abierta al público y muestra los resultados de los distintos años en los que el RGM ha sido implementado.

Esta actividad concluye con la difusión del documento que contiene los resultados con los equipos técnicos municipales y con las autoridades locales.

4.1 Socialización de resultados

Durante esta actividad las instituciones responsables coordinan diferentes actividades para socializar los resultados con actores de la cooperación internacional, sector privado, sector académico y sociedad civil en el territorio. Esta socialización se realiza con aquellas instituciones interesadas en conocer la situación actual de la gestión municipal de los municipios del país para apoyarles en la mejora de las capacidades en su gestión municipal o para conocer buenas prácticas que se han realizado y difundirlas en otras partes del territorio nacional.

Asimismo, esta actividad también busca la interacción entre municipalidades e instituciones responsables para aclarar o resolver dudas del proceso y sus resultados. La misma, puede ocurrir de forma simultánea con el acompañamiento a las municipalidades para el fortalecimiento de sus capacidades técnicas.

4.2 Presentación de resultados

El acompañamiento y asesoría a las municipalidades por parte de las instituciones y de los programas de cooperación internacional, es un proceso constante en todo el proceso del RGM. Se hace énfasis en que durante esta actividad se revisa y actualiza el plan de acción de la Política de Fortalecimiento de las municipalidades que permita identificar aquellas que presentan un índice de gestión municipal bajo y que requieran apoyo relacionado a algunos indicadores específicos, para implementar un proceso de mejoramiento de capacidades técnicas por parte de las instituciones responsables. La información que proporciona el RGM, permite identificar las capacidades que los municipios podrían fortalecer lo cual determina a su vez, la institución responsable que debería de asesorar a las municipalidades para la mejora de sus capacidades de gestión.

De la misma manera, se identificarán las municipalidades que han tenido el mejor desempeño durante el año de la medición para que los actores externos mencionados anteriormente puedan promover y divulgar sus experiencias exitosas de gestión municipal.

Esta es la última fase del proceso del RGM.